Hội nghị truyền hình là cách vừa đơn giản vừa tiết kiệm chi phí giúp tổ chức các cuộc họp với nhân viên, khách hàng và các đối tác ngay cả khi ở khoảng cách xa. Vì vậy, mà ngày nay ngày càng nhiều công ty lựa chọn hội nghị truyền hình để làm giải pháp cho phòng họp của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm sao để tổ chức một buổi hội nghị truyền hình hiệu quả, dưới đây là một vài gợi ý để giúp bạn tổ chức một buổi hội nghị truyền hình thành công.

Cách tổ chức hội nghị truyền hình thành công

Hội nghị truyền hình đem lại sự tiện lợi và nhiều lợi ích trong công việc của các doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm một khoản chi phí đi lại và ăn ở đáng kể mà hội nghị truyền hình còn giúp mọi người có thể tổ chức được một cuộc họp nhanh chóng mà không phải mất nhiều thời gian chờ đợi.

Để tổ chức một buổi họp hội nghị truyền hình hiệu quả bạn cần lưu ý một số điều sau:

TRƯỚC HỘI NGHỊ

• xác định chính xác khoảng thời gian cần thiết để tổ chức cuộc họp và đặt ra các mục tiêu rõ ràng
• Đặt lịch họp hội nghị truyền hình qua phần mềm họp trực tuyến Zoom
• chuẩn bị cafe và bữa ăn nếu cuộc họp diễn ra trong thời gian dài
• Hãy dành một chút thời gian để nghĩ về những tài liệu bạn muốn chia sẻ qua liên kết video và nếu cần, hãy yêu cầu người tham gia đọc tài liệu trước cuộc họp.
• Hãy nhớ giữ kích thước phông chữ đủ lớn và không tạo quá nhiều trang trình bày với văn bản. Một số người tham gia có thể ngồi cách xa màn hình một khoảng cách và họ cũng có thể xem thấy văn bản
• Yêu cầu những người tham gia đến địa điểm trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn và khách của bạn sẽ được đưa đến phòng họp và hướng dẫn cách sử dụng thiết bị.
• Nếu được yêu cầu, kết nối có thể được kiểm tra cho bạn trước cuộc họp để bạn có thể chỉ cần đến địa điểm.

TRONG HỘI NGHỊ

• Xoay máy ảnh để tất cả những người tham gia đều có thể nhìn thấy.
• Mọi người nên thể hiện ý định phát biểu bằng cách giơ tay để tránh nói chuyện với nhau. Thống nhất hệ thống báo hiệu trước cuộc họp.
• Nhìn thẳng vào mắt những người tham gia khác. Hội nghị truyền hình cũng giống như các cuộc họp thông thường.
• Tắt tiếng micrô khi bạn đang nói điều gì đó mà bạn không muốn bên kia nghe thấy. Một tiếng thì thầm cũng là một tiếng thì thầm ở đầu dây bên kia.
• Tránh tiếng ồn ào hoặc giấy tờ sột soạt. Để micrô thu âm thanh ở mức nhỏ nhất. Bạn có thể tắt micrô khi không nói.
• Bám sát lịch trình. Mọi người sẽ cảm thấy hài lòng nếu cuộc họp được hoàn thành đúng theo tiến độ.

SAU HỘI NGHỊ

• Tắt liên kết video sau cuộc họp. Chủ phòng là người tắt cuối cùng và đảm bảo rằng tất cả khách đã tắt.
• Đưa ra phản hồi về cuộc họp.

Xem thêm: Cách tổ chức cuộc họp hội nghị truyền hình hiệu quả